Un’azienda e le sue attività hanno un impatto non solo sull’ambiente, ma anche su altre persone e altre istituzioni. Questi individui o gruppi di persone che sono potenzialmente ed effettivamente interessati da queste attività o che possono anche influenzarle sono chiamati stakeholder. Il dialogo con i vari gruppi di stakeholder diventerà sempre più importante per le aziende e in pochi anni sarà già uno standard per ogni azienda moderna. L’azienda sta quindi ridefinendo il proprio ecosistema.
Cosa sono gli “stakeholder” e cosa significa “dialogo con gli stakeholder”?
Per definire il termine stakeholder, il GRI (Global Reporting Initiative), lo standard di rendicontazione della sostenibilità più affermato al mondo, fa riferimento a una definizione dell’OCSE. Secondo questo principio, gli stakeholder sono “(…) individui o gruppi che hanno un interesse che è influenzato o che potrebbe essere influenzato dalle attività, dai prodotti o dai servizi dell’organizzazione che redige il bilancio (…)”.
Il “dialogo con gli stakeholder” è un processo di interazione, a volte una tantum, spesso continuo, documentato e istituzionalizzato, tra un’organizzazione e i suoi stakeholder. In generale, ci sono diversi livelli in cui questo dialogo può avvenire con obiettivi diversi:
- Informare.
L’obiettivo è ottenere la legittimità e il consenso di uno o più gruppi di stakeholder, talvolta complessi o controversi. Questo obiettivo viene perseguito soprattutto nell’ambito del reporting di sostenibilità. - Parlare tra di loro o aprire un canale di dialogo.
L’obiettivo perseguito in questo modo è l’arricchimento reciproco, l’apprendimento comune e l’ispirazione. A questo scopo vengono spesso utilizzati strumenti come panel e focus group. - Collaborazione.
Nell’ambito dell’attenzione alla sostenibilità, i gruppi di lavoro istituzionalizzati spesso non si limitano a imparare insieme, ma si correggono a vicenda e sviluppano soluzioni ai problemi rilevanti per il sistema o che lo cambiano. - Co-progettazione e impegno congiunto.
Quando i processi di governance coinvolgono continuamente i principali stakeholder per controllare, sviluppare e influenzare sistematicamente il sistema complessivo, i meccanismi, le regole del gioco o il modello di business dell’azienda, a questo punto si verifica un processo di apprendimento e cambiamento completo.
Naturalmente, un’azienda può lavorare con diverse parti interessate a diversi livelli, ad esempio informando i concorrenti e avviando un concetto di co-progettazione con altri partner.
Un dialogo con gli stakeholder può anche garantire la trasparenza e la comprensione di esigenze diverse o addirittura contrastanti all’interno dei gruppi di stakeholder, ad esempio tra consumatori, fornitori, ONG e associazioni.
Il dialogo con gli stakeholder nel reporting di sostenibilità inizia con l’analisi del sistema.
Il coinvolgimento degli stakeholder è uno dei principi più importanti del reporting di sostenibilità. Questo anche perché il dialogo con gli stakeholder è parte integrante del reporting GRI e dà struttura alla trasformazione verso una maggiore sostenibilità fin dall’inizio. Per il dialogo con gli stakeholder, è necessario sapere quali sono gli stakeholder dell’azienda, in modo da comprendere e definire l’ecosistema con l’inclusione di tutti coloro che hanno un’influenza sul futuro dell’azienda. Pertanto, il primo passo verso un dialogo di successo con gli stakeholder di un’azienda è la cosiddetta analisi del sistema. Questo serve a trovare tutti gli aspetti, tutte le parti e tutti i meccanismi di un’azienda e a contestualizzarli. Sulla base di tale analisi del sistema, di solito i gruppi di stakeholder rilevanti emergono molto rapidamente.
Anche il dialogo con gli stakeholder sugli impatti ambientali, sociali ed economici di un’azienda può far parte di un’analisi d’impatto. Quest’ultimo consiste nel raccogliere e valutare questi impatti. Questo dà un’idea chiara e completa dell’impatto effettivo che un’azienda ha sull’ambiente, sulla società e sul contesto economico in cui opera. Questi impatti sono integrati nell’analisi d’impatto dall’esplorazione del modo in cui il contesto esterno influisce sull’azienda, ossia quali sono i rischi e le opportunità di sostenibilità a cui è esposta. L’analisi del sistema e quella dell’impatto forniscono quindi un quadro completo delle questioni che l’azienda deve prendere in considerazione per sviluppare una strategia di sostenibilità e dare così forma a un futuro promettente.
Identificare le tendenze, riflettere sulle posizioni, stabilire le priorità: sono molte le cose possibili.
Da un punto di vista strategico, anche l’acquisizione di informazioni sulle tendenze è un buon motivo per un dialogo con gli stakeholder. Supponiamo che un’azienda manifatturiera venda beni all’estero a diversi mercati di destinazione. Potrebbero esserci intermediari locali con i quali è opportuno instaurare un dialogo e chiedere quali sono le condizioni del mercato e quali sono gli sviluppi culturali o politici. Questo aiuta a creare servizi o prodotti che aiutino i clienti a ridurre il loro impatto ambientale, anche nei mercati “esteri”, tenendo conto delle tendenze future.
Può anche catturare e dare priorità alle opinioni e alle intuizioni su questioni strategiche fondamentali per la sostenibilità, come ad esempio: Come dobbiamo posizionarci sul tema della sostenibilità, in generale o rispetto alla concorrenza? Come viene percepita l’azienda come partner commerciale nel settore?
Quale questione è rilevante dal punto di vista degli stakeholder?
Distinguere tra stakeholder interni ed esterni
Perché è utile distinguere tra stakeholder interni ed esterni? Nel caso degli stakeholder interni – l’azienda, il consiglio di sorveglianza, gli azionisti, le filiali, i dipendenti – si possono interrogare altri argomenti, come le aspettative nei confronti dell’azienda o della prossima strategia di sostenibilità, o la misura in cui la strategia di sostenibilità gode già di un sostegno interno e viene quindi vissuta in modo autentico e credibile.
Gli stakeholder esterni, come partner commerciali, fornitori, spedizionieri, ONG, banche, compagnie di assicurazione, rivenditori, consumatori e autorità locali, possono essere chiamati a fornire una prospettiva esterna e allo stesso tempo dare l’esempio. Il semplice fatto di organizzare un dialogo con gli stakeholder dimostra che l’argomento viene preso molto sul serio.
Aspetti rilevanti e sfide dell’attuazione
Per avviare un dialogo con gli stakeholder, lo scopo deve essere chiaro, quindi gli stakeholder possono essere identificati e “mappati”, cioè assegnati a gruppi. È necessario definire la durata, la frequenza, la tempistica, il canale di comunicazione e il formato. La gamma è ampia: a seconda del tipo e del coinvolgimento degli stakeholder, hanno senso intervalli più brevi o più lunghi. Che sia sufficiente un sondaggio online, interviste faccia a faccia o addirittura un workshop, il livello di coinvolgimento è importante: Fino a che punto l’azienda vuole coinvolgere gli stakeholder?
Anche al livello di intensità più leggero, l’esperienza dimostra che i formati con opportunità di scambio personale forniscono una densità di informazioni molto più elevata rispetto a un sondaggio scritto. L’impegno rispetto ai sondaggi online automatizzati è incomparabilmente più elevato, poiché è necessario elaborare un alto livello di informazioni individuali, ma ne vale la pena: online spesso mancano le sfumature rilevanti o la comprensione di quali punti siano realmente interessati o necessari.
Alla domanda su quali siano le maggiori sfide nel dialogo con gli stakeholder, i consulenti per la sostenibilità citerebbero sicuramente questo punto all’inizio: La scelta degli interlocutori giusti è la cosa più importante. Si tratta di capire realmente quale rilevanza abbiano gli stakeholder e quale significato concreto abbiano. Questa ripartizione probabilmente non sarà perfetta nel primo anno di dialoghi e cambierà quindi nel corso degli anni. L’importante, come per tutti i temi della sostenibilità, è avviare il dialogo e passare all’azione.
Per il successo a lungo termine di un dialogo con gli stakeholder sono utili i ben noti “quick wins”, progetti più piccoli e facili da realizzare che segnalano rapidamente che qualcosa sta accadendo e quindi mantengono la motivazione alla partecipazione degli stakeholder.
