Un’azienda e le sue attività hanno impatti non solo sull’ambiente, ma anche su altre persone e altre istituzioni. Questi singoli individui o gruppi di persone, che potenzialmente e effettivamente sono interessati o possono influenzare queste attività, sono chiamati stakeholder. Il dialogo con i vari gruppi di stakeholder diventa sempre più importante per le aziende e sarà presto uno standard per ogni impresa moderna. In questo modo, l’azienda ridefinisce il suo ecosistema. Quindi, perché il dialogo con gli stakeholder è uno strumento essenziale?

COSA SONO GLI “STAKEHOLDER” E COSA SIGNIFICA “DIALOGO CON GLI STAKEHOLDER”?

Per definire il termine “stakeholder”, il più diffuso standard di reporting sulla sostenibilità a livello mondiale, il GRI (Global Reporting Initiative), fa riferimento a una definizione dell’OCSE. Gli stakeholder sono quindi “(…) singoli individui o gruppi che hanno un interesse che potrebbe essere influenzato o essere influenzato dalle attività, prodotti o servizi dell’organizzazione che fornisce il report (…) “.

Il “dialogo con gli stakeholder” è un processo interattivo talvolta unico, spesso continuo, documentato e istituzionalizzato tra un’organizzazione e i suoi stakeholder. In generale, ci sono vari livelli in cui questo dialogo può avere luogo con obiettivi diversi:

1. Informazione
L’obiettivo è la legittimazione e il consenso con uno o più gruppi di stakeholder, a volte complessi o controversi. Questo viene principalmente perseguito all’interno del reporting sulla sostenibilità.

2. Conversazione o apertura di un canale di dialogo.
L’obiettivo è l’arricchimento reciproco, l’apprendimento condiviso e l’ispirazione. Per questo spesso vengono utilizzati strumenti come panel e focus group.

3. Collaborazione
Nell’ambito della sostenibilità, in gruppi di lavoro istituzionalizzati, l’obiettivo è spesso non solo imparare insieme, ma correggersi a vicenda e sviluppare soluzioni per problemi che sono rilevanti o che cambiano il sistema.

4. Coinvolgimento e impegno comune
Quando importanti attori vengono costantemente coinvolti nei processi decisionali per controllare, sviluppare e influenzare i meccanismi, le regole o il modello di business dell’azienda, si verifica un processo completo di apprendimento e cambiamento.

Naturalmente, può accadere che un’azienda lavori con diversi stakeholder su diversi livelli, ad esempio informando i concorrenti e iniziando un concetto di co-progettazione con altri partner.

Il dialogo con gli stakeholder può anche garantire trasparenza e comprensione di diversi o anche contrastanti bisogni all’interno dei gruppi di stakeholder, ad esempio tra consumatori, fornitori, ONG e associazioni.

IL DIALOGO CON GLI STAKEHOLDER NEL REPORTING SULLA SOSTENIBILITÀ INIZIA CON L’ANALISI DEL SISTEMA

Perché è importante definire il dialogo con gli stakeholder come uno strumento essenziale? L’inclusione degli stakeholder è uno dei principi più importanti del reporting sulla sostenibilità. Questo è dovuto non da ultimo al fatto che il dialogo con gli stakeholder è una parte integrante del reporting GRI e fornisce una struttura fin dall’inizio per la trasformazione verso maggiore sostenibilità. Per il dialogo con gli stakeholder è necessario conoscere quali stakeholder ha l’azienda, e così l’ecosistema viene compreso e definito coinvolgendo tutti coloro che hanno un’influenza sul futuro dell’azienda. Pertanto, il primo passo per un dialogo con gli stakeholder di successo di un’azienda è l’analisi del sistema. Questo serve a individuare tutti gli aspetti, le parti interessate e i meccanismi di un’azienda e a porli in contesto. Basandosi su un’analisi del genere, di solito emergono molto rapidamente i gruppi di stakeholder rilevanti.

Un dialogo con gli stakeholder sugli impatti di un’azienda su temi ambientali, sociali ed economici può anche essere parte di un’analisi degli impatti. Quest’ultima mira a raccogliere e valutare questi impatti. Ciò fornisce una chiara e completa visione degli impatti effettivi che un’azienda ha sull’ambiente, sulla società e sul contesto economico in cui opera. Nell’analisi d’impatto, questi effetti sono integrati dalla ricerca di come il contesto esterno influenzi l’azienda, ossia quali siano i rischi e le opportunità a cui è esposta nell’ambito della sostenibilità. L’analisi del sistema e l’analisi degli impatti insieme forniscono quindi una visione completa dei temi che l’azienda deve considerare nello sviluppo di una strategia di sostenibilità e nella creazione di un futuro di successo.

RILEVARE TENDENZE, RIFLETTERE SULLE POSIZIONI, PRIORIZZARE GLI ARGOMENTI – MOLTE POSSIBILITÀ

Ottenere informazioni sulle tendenze è anche un buon motivo strategico per un dialogo con gli stakeholder. Ad esempio, se un’azienda manifatturiera vende merci all’estero in diversi mercati di destinazione, potrebbe esserci una rete di intermediari locali con cui sarebbe sensato avviare un dialogo e chiedere informazioni sulle condizioni di mercato, lo sviluppo culturale o politico. Questo aiuta a creare servizi o prodotti anche nei mercati “esterni”, tenendo conto delle future tendenze, che aiutano i clienti a ridurre il loro impatto ambientale.

Inoltre, opinioni e conoscenze su temi strategici centrali della sostenibilità possono essere raccolte e prioritizzate, come ad esempio: Come dovremmo posizionarci rispetto alla sostenibilità, in generale o rispetto alla concorrenza? Come viene percepita l’azienda come partner commerciale nell’industria?

Quali temi sono rilevanti dal punto di vista degli stakeholder?

DIFFERENZA TRA STAKEHOLDER INTERNI ED ESTERNI

Perché è utile distinguere tra stakeholder interni ed esterni? Con gli stakeholder interni – azienda, consiglio di sorveglianza, azionisti, filiali, dipendenti – possono essere affrontati altri temi, come ad esempio le aspettative nei confronti dell’azienda o della futura strategia di sostenibilità, o quanto la strategia di sostenibilità ha già un sostegno interno e viene vissuta in modo autentico e credibile.
Con gli stakeholder esterni come partner commerciali, fornitori, spedizionieri, ONG, banche, assicurazioni, rivenditori, consumatori e comuni, è possibile sondare il punto di vista esterno e allo stesso tempo dare un segnale. Poiché il solo svolgimento di un dialogo con gli stakeholder dimostra una grande serietà sul tema.

ASPETTI RILEVANTI E SFIDE NELL’ATTUAZIONE

Per iniziare un dialogo con gli stakeholder, lo scopo deve essere chiaro, quindi gli stakeholder possono essere identificati e “mappati”, cioè assegnati a gruppi. Durata, frequenza, periodo, canale e formato di comunicazione devono essere definiti. La gamma è ampia: a seconda del tipo e del coinvolgimento degli stakeholder, possono essere appropriati intervalli più brevi o più lunghi. Se un sondaggio online con clic è sufficiente, se devono essere interviste personali o addirittura un workshop – qui conta il grado di coinvolgimento: fino a che punto l’azienda vuole coinvolgere gli stakeholder?

Già al livello di intensità più basso, l’esperienza dimostra che i formati con possibilità di scambio personale forniscono una densità di informazioni molto più alta rispetto a un sondaggio scritto. Il costo rispetto ai sondaggi online automatizzati è molto più elevato – poiché è necessario elaborare una grande quantità di informazioni individuali – ma ne vale la pena: spesso mancano online sfumature rilevanti o la comprensione di quali punti siano veramente interessi o esigenze.

Sfide nel dialogo con gli stakeholder

Se chiesti quali siano le principali sfide nel dialogo con gli stakeholder, i consulenti di sostenibilità sicuramente menzionerebbero questo punto all’inizio: la selezione corretta degli stakeholder è la cosa più importante. Si tratta di capire davvero quale rilevanza abbiano gli stakeholder e quale sia il loro effettivo significato. Questa attribuzione probabilmente non sarà perfetta nel primo anno di dialogo e quindi cambierà nel corso degli anni. È importante, come in tutti i temi di sostenibilità, iniziare il dialogo e passare all’azione.

Utili per il successo a lungo termine di un dialogo con gli stakeholder sono i “Quick Wins” ben noti, progetti più piccoli e facili da realizzare, che indicano rapidamente che qualcosa sta accadendo e mantengono così alta la motivazione nel coinvolgimento degli stakeholder.

Un altro articolo sul tema del dialogo con gli stakeholder: concetti per l’identificazione degli stakeholder.